L’externalisation de la gestion d’agenda est une démarche de plus en plus courante auprès des professions libérales ou des PME. Pourquoi ?
Dans le monde effervescent des affaires, la gestion du temps est une ressource inestimable. L’externalisation de la gestion d’agenda, spécifiquement pour la prise de rendez-vous téléphoniques, s’est rapidement imposée comme une stratégie judicieuse pour maximiser l’efficacité opérationnelle. Cette approche offre une solution précieuse pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs opérations et à offrir un service client de qualité supérieure.
Ci-dessous, les réponses aux 4 questions qui sont le plus souvent posées dans cette prestation clef d’une bonne permanence téléphonique.
1- Qu’incluent les prestations de gestion d’agenda externalisées ?
Les prestations proposées dans le cadre de la gestion d’agenda sont diverses et complètes.
⌚ Réception téléphonique suivant des horaires de bureaux ou en 24/7 (24 h sur 24, 7 jours sur 7),
? Gestion sécurisée de votre agenda,
? Accessible en tout temps,
?️ Gestion des rendez-vous suivant votre cahier des charges ou vos messages,
? Prise de message téléphonique retransmis par mail.
Une équipe professionnelle et dédiée prend en charge la prise de rendez-vous, la confirmation, la modification et même l’annulation des rendez-vous. Grâce à l’utilisation de systèmes de gestion avancés, les plages horaires disponibles sont optimisées. Ainsi cela vous évite les erreurs et les conflits de planning. Enfin, votre communication avec vos clients est gérée de manière efficace et amicale. Vous laissez une impression positive à chaque interaction.
2- Est-ce facile de sous-traiter sa gestion d’agenda ?
Oui.
Il suffit de fournir :
- Le transfert d’appels vers nos services,
- L’accès à un agenda partagé,
- Vos instructions sur la gestion des appels
Une fois le bon de commande signé ce processus ne prend que quelques jours. Typiquement moins d’une semaine (sous réserve des disponibilités de votre opérateur téléphonique).
3- Quels sont les 5 avantages clés de l’externalisation ?
L’externalisation de la gestion d’agenda téléphonique présente plusieurs avantages notables.
#1 – Gain de temps
Tout d’abord, elle libère du temps précieux au sein de votre entreprise. Vos collaborateurs ne sont plus accaparés par la prise de rendez-vous, ce qui leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
#2 – Réactivité garantie
Avec des taux de décrochés garantis, vous ne manquerez plus d’appels.
#3 – Qualité de service
De plus, cette approche garantit une disponibilité continue pour les appels entrants, sans risque de manquer des opportunités en raison de créneaux horaires non couverts.
#4 – Traçabilité
En externalisant votre gestion d’agenda, vous bénéficiez d’un traçabilité complète de toutes les actions et de tableaux de bord synthétiques facilement exploitables.
#5 – Budget maîtrisé
Les tarifs de la gestion d’agenda sont fixés d’avance. Pas de mauvaise surprise quant aux coûts.
4- Quels sont les secteurs d’activité bénéficiant en priorité de cette sous-traitance des plannings ?
L’externalisation de la gestion d’agenda téléphonique s’avère particulièrement bénéfique pour divers secteurs d’activité. Citons quelques exemples :
- Les professionnels de la santé, tels que les cabinets médicaux, dentaires ou kinés, peuvent optimiser leur temps en laissant les experts gérer les rendez-vous.
- Les entreprises de services comme les salons de beauté, les centres de bien-être et les spas peuvent assurer un service client exceptionnel en se concentrant sur leurs clients, tout en laissant l’externalisation prendre en charge la gestion des rendez-vous.
- Les entreprises du secteur immobilier peuvent également tirer parti de cette approche, en veillant à ce que les rendez-vous pour les visites de biens soient gérés de manière efficace.
- les consultants, les avocats et les professionnels indépendants peuvent bénéficier d’une externalisation pour gérer leurs emplois du temps chargés.
En conclusion, l’externalisation de la gestion d’agenda téléphonique se révèle être un choix judicieux pour optimiser la prise de rendez-vous. Une fois de plus, cette approche libère du temps, garantit une disponibilité continue et permet à votre entreprise de se concentrer sur des tâches essentielles. Avec une équipe dédiée à la gestion des rendez-vous et une communication client impeccable, l’externalisation devient un atout majeur pour les entreprises cherchant à améliorer leur efficacité opérationnelle et à offrir un service client irréprochable.
⌛Alors, envie de gagner du temps ? Nous sommes là pour cela. Parlons en !
